Cotización vs factura vs factura proforma

La cotización (también llamada presupuesto) propone un precio antes de cerrar el trabajo. La factura pide el cobro de lo ya entregado. La factura proforma adelanta montos y descripción en algunos flujos comerciales o bancarios, y no sustituye a las dos anteriores. Elige el documento según la etapa y mantén los números al pasar de propuesta a cobro. El creador de cotizaciones arma la propuesta en tu navegador. Para el PDF de cobro usa el generador de facturas.

Texto general. No es consejo legal, fiscal ni contractual. Las reglas de facturación y de proforma varían por país.

Tres nombres que se mezclan en el chat

En un estudio creativo en Ciudad de México es común oír “mándame el presupuesto”, “ya mándame la factura” y “necesito una proforma para el proveedor” en la misma semana. No son tres sinónimos.

Cotización / presupuesto. Responde “¿cuánto costaría?”. Lleva tus datos, los del cliente, partidas, descuento u impuesto opcionales, fecha de emisión y vigencia. El cliente acepta, pide cambios o declina. Aún no es un cobro.

Factura. Responde “cobra esto por lo entregado”. Sigue necesitando quién factura a quién, número, fecha y totales, pero el propósito es el cobro. El generador de facturas del sitio sirve para ese PDF.

Factura proforma. En algunos envíos o trámites se pide un adelanto de montos y mercancía antes de la factura comercial. Puede parecer una factura sin ser el documento de cobro que registras después. Los campos exigidos cambian según el canal.

Secuencia corta: cotizas para acordar, entregas, facturas para cobrar. La proforma aparece solo si el flujo la pide.

Tabla rápida

Si el cliente pide “proforma” mientras aún negocian el alcance, aclara si quiere propuesta de precio o un adelanto de embarque. Mezclar esas peticiones es una causa frecuente de totales que no cuadran.

Ejemplo en MXN (total 7419.50)

Imagina una cotización de branding para una cafetería en Guadalajara, en MXN, con dos partidas.

1. Subtotal = 5600 + 1500 = 7100.
2. Descuento documental 5%: 5% de 7100 = 355. Base = 7100 menos 355 = 6745.
3. Impuesto que tú escribes al 10% (no hay tasa integrada): 10% de 6745 = 674.50.
4. Total = 6745 + 674.50 = 7419.50.

La librería de totales confirma: subtotal 7100, descuento 355, base 6745, impuesto 674.50, total 7419.50. El descuento va antes del impuesto. La vigencia debe ser un día después de la emisión; la herramienta bloquea el mismo día o una fecha anterior.

Cuándo usar cada uno

Envía cotización cuando el alcance sigue abierto, necesitas vigencia, o pediste precio formal antes de arrancar. Describe partidas lo bastante concretas para que “acepto” signifique lo mismo que escribiste.

Envía factura cuando el precio ya está acordado y cobras lo entregado. Reutiliza importes de la cotización.

Envía proforma solo si tu comprador o canal la pide de forma explícita. No asumas que reemplaza cotización ni factura comercial en todos lados.

Errores frecuentes

Poner “factura” en el asunto del correo cuando aún es cotización. El cliente puede registrar un pago que no corresponde, o luego ignorar la factura real.

Olvidar la vigencia. Materiales y agenda cambian. Una fecha clara evita discusiones sobre si el total sigue de pie. La herramienta exige que la vigencia sea un día posterior a la emisión.

Calcular el impuesto antes del descuento a mano. En esta herramienta el descuento baja el subtotal y luego se aplica el porcentaje de impuesto que escribiste. El orden inverso no coincidirá con el PDF ni con el desglose en pantalla.

Archivar una proforma como si fuera la factura de cobro. El tratamiento contable es local. Separa nombres de carpeta y de archivo.

Borrar la línea de que no es contrato. Es una ayuda de claridad, no un reemplazo de asesoría. Edítala si quieres, con tono de estimación y redacción neutra.

Mezclar monedas en la cabeza y una sola etiqueta en el PDF. Elige MXN y escribe todos los precios unitarios en esa unidad. Cambiar el selector después no convierte las partidas.

El creador corre en tu navegador sin subir el formulario ni guardar localStorage. Descarga el PDF si necesitas archivo.

Prueba los números

Abre el creador de cotizaciones, captura las dos partidas, descuento 5%, impuesto 10, y confirma 7419.50 antes de exportar. Luego cambia solo el impuesto y mira cómo la base se queda en 6745.