कोटेशन vs इनवॉइस vs प्रोफॉर्मा इनवॉइस

कोटेशन (एस्टिमेट या अनुमान) काम या बिक्री बंद होने से पहले कीमत सुझाता है। इनवॉइस (बिल) डिलीवर हुए काम की वसूली माँगता है। प्रोफॉर्मा इनवॉइस कुछ व्यापार या बैंक प्रवाहों में राशि और माल का पूर्वावलोकन है, और पहले दो का विकल्प नहीं। चरण के अनुसार दस्तावेज़ चुनें, और प्रस्ताव से वसूली जाते समय अंक वही रखें। कोटेशन निर्माता ब्राउज़र में प्रस्ताव बनाता है। वसूली PDF के लिए इनवॉइस जेनरेटर देखें।

यह सामान्य जानकारी है। कानूनी, कर या अनुबंध सलाह नहीं। इनवॉइस और प्रोफॉर्मा नियम देश अनुसार बदलते हैं।

खोज के शब्द, तीन काम

बेंगलुरु या जयपुर का फ्रीलांसर अक्सर WhatsApp पर सुनता है: “quotation भेजो”, “invoice चाहिए”, “proforma भेज दो supplier को”। तीन खोज शब्द, तीन उद्देश्य।

कोटेशन / एस्टिमेट / अनुमान। जवाब: “इस काम का खर्च क्या होगा?”। व्यवसाय और क्लाइंट विवरण, लाइन आइटम, वैकल्पिक छूट, आपके द्वारा टाइप कर प्रतिशत (कोई अंतर्निहित दर नहीं), जारी तिथि और वैध तक। लक्ष्य प्रस्तावित कुल है।

इनवॉइस / बिल। जवाब: “डिलीवर का भुगतान लो”। अभी भी पक्ष, नंबर, तिथि और कुल चाहिए; उद्देश्य वसूली है।

प्रोफॉर्मा। कुछ शिपमेंट या बैंक चरणों में वाणिज्यिक इनवॉइस से पहले राशि और माल का पूर्वावलोकन माँगा जाता है। बिल जैसा दिख सकता है पर बाद में बही में दर्ज प्राप्य न हो। आवश्यक फ़ील्ड बदलते हैं।

छोटा क्रम: कोटेशन, डिलीवरी, इनवॉइस। प्रोफॉर्मा केवल जब चैनल माँगे।

INR उदाहरण (कुल 19980)

दिल्ली की एक वर्कशॉप पैकेज, मुद्रा INR, कर 0।

1. उपकुल = 18000 + 3600 = 21600।
2. दस्तावेज़ छूट 7.5%: 21600 का 7.5% = 1620। कर योग्य = 21600 में से 1620 घटाने पर 19980।
3. कर 0: कर = 0।
4. कुल योग = 19980।

लाइब्रेरी वही श्रृंखला लौटाती है। कर शून्य होने पर भी छूट कर से पहले लगती है। वैध तक जारी तिथि के बाद का दिन होना चाहिए।

कब कौन सा

कोटेशन भेजें जब दायरा खुला हो, वैधता खिड़की चाहिए हो, या आधिकारिक कीमत माँगी गई हो। पंक्ति विवरण इतने स्पष्ट हों कि “OK” का मतलब PDF वाला डिलीवरेबल हो।

इनवॉइस भेजें जब कीमत तय हो और आप डिलीवरी की वसूली कर रहे हों। कोटेशन की राशियाँ दोहराएँ।

प्रोफॉर्मा भेजें केवल जब खरीदार या व्यापार प्रक्रिया स्पष्ट रूप से माँगे। हर जगह इसे कोटेशन या वाणिज्यिक इनवॉइस का विकल्प न मानें।

साथ साथ

यदि दायरा तय होने से पहले “proforma” आए, पूछें: कीमत प्रस्ताव चाहिए या शिपमेंट पूर्वावलोकन।

आम गलतियाँ

ईमेल विषय में कोटेशन को invoice कहना। क्लाइंट जल्दी देय दर्ज कर सकता है, या बाद वाला असली बिल अनदेखा कर सकता है। PDF फ़ाइल नाम भी वही भ्रम पैदा कर सकता है।

वैध तक जारी दिन पर रखना। टूल उस जोड़ी को रोकता है। वैध तक को जारी तिथि के बाद का कैलेंडर दिन बनाएँ।

कागज़ पर कर पहले, छूट बाद। यहाँ छूट उपकुल घटाती है, फिर आपका टाइप किया कर प्रतिशत लगता है। PDF और नोटबुक न मिलें तो पहले यही क्रम जाँचें।

प्रोफॉर्मा को वसूली इनवॉइस फ़ोल्डर में रखना। लेखांकन व्यवहार स्थानीय प्रश्न है। फ़ाइल और फ़ोल्डर नाम अलग रखें।

“अनुबंध नहीं” पंक्ति मिटाना। स्पष्टता सहायता है, परामर्श का विकल्प नहीं। वाक्य संपादित कर सकते हैं, अनुमान का स्वर रखें। भुगतान योजना या विलंब शुल्क भाषा से बचें: यह साइट तटस्थ शब्द रखती है।

कीमतें भरने के बाद मुद्रा लेबल बदलना। INR (या कोई और कोड) चुनें और हर इकाई मूल्य उसी इकाई में लिखें। बाद में ड्रॉपडाउन बदलने से पंक्तियाँ अपने आप नहीं बदलतीं।

छूट को दिखाना क्यों मदद करता है

कई वर्कशॉप में “थोड़ा कम कर दो” इकाई मूल्य में समा जाता है और याद नहीं रहता। दस्तावेज़ स्तर पर 7.5% छूट हो तो विवरण दिखाता है: उपकुल 21600, छूट 1620, कर योग्य 19980, कर 0, कुल 19980। बाद का इनवॉइस सूची मूल्य दोबारा इस्तेमाल कर सकता है।

कोटेशन निर्माता ब्राउज़र में चलता है। फ़ॉर्म सर्वर पर नहीं जाता और localStorage में नहीं बचता। संग्रह के लिए PDF डाउनलोड या प्रिंट करें। कर पंक्ति दिखानी है या नहीं, यह स्थानीय निर्णय है; पृष्ठ कोई दर नहीं थोपता।

चैट में quotation, estimate और कोटेशन एक अर्थ में आ सकते हैं। एक PDF के अंदर सुसंगत रहें: शीर्षक में चरण लिखें।

टूल में जाँचें

कोटेशन निर्माता खोलें, दोनों पंक्तियाँ डालें, छूट 7.5%, कर 0, 19980 देखें। फिर केवल कर बदलें और कर योग्य 19980 पर ध्यान दें जब तक छूट न बदले। छूट हटाएँ तो उपकुल फिर 21600 हो जाता है और कुल उसी के अनुसार सरकता है।