Penawaran harga vs invoice vs proforma

Penawaran harga (sering disebut quotation atau estimasi) mengusulkan harga sebelum kesepakatan terkunci. Invoice (faktur tagihan) meminta pembayaran atas yang sudah diserahkan. Faktur proforma mempratinjau nilai dan barang di sebagian alur perdagangan atau bank, dan bukan pengganti dua dokumen pertama. Pilih dokumen sesuai tahap, lalu jaga angkanya saat pindah dari usulan ke penagihan. Pembuat penawaran menyusun usulan di peramban Anda. Untuk PDF penagihan, pakai generator invoice.

Ini informasi umum. Bukan nasihat hukum, pajak, atau kontrak. Aturan invoice dan proforma berbeda antarnegara.

Urutan yang sering tertukar di chat WA

Bayangkan studio kecil di Bandung. Klien menulis: “kirim quotation-nya”, lalu “invoice dong”, lalu “butuh proforma buat supplier”. Tiga permintaan, tiga fungsi.

Penawaran / quotation / estimasi. Menjawab “berapa kira-kira biayanya?”. Isi data bisnis dan klien, baris item, diskon opsional, persen pajak yang Anda ketik sendiri, tanggal terbit, dan berlaku hingga. Tujuannya total usulan.

Invoice / faktur tagihan. Menjawab “tagih yang sudah dikerjakan”. Tetap butuh pihak, nomor, tanggal, dan total, tetapi fokusnya penagihan.

Proforma. Di sebagian pengiriman atau proses bank diminta pratinjau nilai dan barang sebelum faktur komersial. Bisa tampak seperti tagihan tanpa menjadi dokumen piutang yang Anda catat kemudian. Field yang diminta bisa berbeda.

Urutan ringkas: tawarkan, serahkan, tagih. Proforma hanya jika jalur memintanya.

Contoh IDR (total 4441250)

Proyek landing page untuk toko online di Surabaya, mata uang IDR.

1. Subtotal = 2500000 + 1750000 = 4250000.
2. Diskon dokumen 5%: 5% dari 4250000 = 212500. Dasar = 4250000 dikurangi 212500 = 4037500.
3. Pajak yang diketik 10% (bukan tarif bawaan): 10% dari 4037500 = 403750.
4. Total akhir = 4037500 + 403750 = 4441250.

Pustaka total mengembalikan rantai yang sama. Diskon sebelum pajak. Tanggal berlaku harus setelah tanggal terbit.

Kapan memakai yang mana

Kirim penawaran saat lingkup masih terbuka, Anda butuh jendela berlaku hingga, atau klien minta harga resmi sebelum mulai. Deskripsi baris harus cukup jelas agar “deal” berarti deliverable yang sama.

Kirim invoice saat harga sudah sepakat dan Anda menagih hasil serah terima. Salin angka dari penawaran.

Kirim proforma hanya jika proses pembeli atau perdagangan memintanya. Jangan anggap ia menggantikan penawaran atau invoice komersial di setiap negara.

Tabel ringkas

Kesalahan umum

Menamai file penawaran sebagai “invoice”. Klien bisa mencatat utang terlalu awal, atau mengabaikan tagihan sungguhan nanti. Subjek email yang sama juga membingungkan arsip.

Berlaku hingga sama dengan tanggal terbit. Alat memblokir pasangan itu. Tetapkan berlaku hingga pada hari kalender setelah tanggal terbit.

Menghitung pajak dulu di kertas. Di sini diskon memotong subtotal dulu, baru persen pajak yang Anda ketik. Jika PDF dan catatan tangan beda, periksa urutan itu lebih dulu.

Menyimpan proforma di folder invoice piutang. Perlakuan adalah soal lokal. Pisahkan nama folder dan nama berkas.

Menghapus kalimat “bukan kontrak”. Itu penjelas, bukan pengganti nasihat hukum. Anda boleh mengedit kalimatnya, tetapi tetap netral. Hindari bahasa cicilan atau denda keterlambatan: situs ini memakai kata-kata netral.

Mencampur mata uang di kepala lalu satu label di PDF. Pilih IDR (atau kode lain) dan ketik semua harga satuan dalam unit itu. Mengganti pemilih mata uang kemudian tidak mengonversi baris sendiri.

Catatan privasi dan rincian

Pembuat penawaran berjalan di peramban. Formulir tidak diunggah ke server dan tidak disimpan di localStorage. Unduh PDF atau cetak jika perlu arsip. Rincian terlihat (subtotal, diskon, dasar, pajak, total) membantu klien mengulang hitungan tanpa menebak.

Untuk freelancers yang sering berganti istilah Inggris dan Indonesia dalam satu chat, konsistenlah di dalam satu PDF: tulis “Penawaran” atau “Invoice” sesuai tahap, jangan campur keduanya di judul yang sama. Di Bandung dan Surabaya, kata quotation, estimasi, dan penawaran harga sering muncul bergantian di WhatsApp. Di dalam satu berkas, pilih satu label tahap agar arsip mudah dicari minggu berikutnya.

Jika klien meminta revisi harga, ubah satu bidang saja dulu: diskon atau pajak, bukan keduanya bersamaan. Dengan begitu Anda bisa melihat dasar kena pajak bergerak dari 4037500 hanya ketika diskon berubah, sementara mengganti persen pajak memindahkan baris pajak tanpa mengacak urutan diskon-sebelum-pajak.

Menyebut “faktur” untuk penawaran juga membingungkan tim internal yang menandai piutang. Simpan prefix berbeda: misalnya PNW-4441 untuk penawaran dan INV-… untuk tagihan. Praktik kecil ini mengurangi utas “PDF yang mana yang sudah dibayar?”.

Uji di alat

Buka pembuat penawaran, masukkan dua baris, diskon 5%, pajak 10, pastikan 4441250, lalu ubah hanya pajak dan lihat dasar tetap 4037500. Jika diskon dihapus, subtotal kembali 4250000 dan total mengikuti. Ulangi sekali dengan diskon tetap dan pajak nol untuk melihat total turun ke 4037500 tanpa baris pajak.