Orçamento vs fatura vs fatura proforma
O orçamento (também chamado cotação) propõe um preço antes do aceite. A fatura pede o pagamento do que já foi entregue. A fatura proforma antecipa valores e descrição em alguns fluxos de comércio ou banco, e não substitui os dois primeiros. Escolha o papel certo para a etapa e mantenha os números ao passar da proposta para a cobrança. O gerador de orçamentos monta a proposta no navegador. Para o PDF de cobrança, use o gerador de faturas.
Informação geral. Não é conselho jurídico, fiscal ou contratual. Regras de fatura e de proforma mudam por país.
Comece pela pergunta do cliente
Em um escritório pequeno em São Paulo, o cliente manda três mensagens parecidas: “manda o orçamento”, “preciso da fatura” e “envia uma proforma para o fornecedor”. Parecem a mesma pasta. Não são.
Primeiro vem a pergunta de preço. Aí cabe orçamento ou cotação: dados das partes, itens, desconto opcional, imposto opcional que você digita, data de emissão e validade. O objetivo é um total proposto.
Depois vem a cobrança do entregue. Aí cabe a fatura: ainda com quem fatura quem, número, data e totais, mas com o foco em receber. O gerador de faturas do site cobre esse PDF.
Em alguns fluxos aparece o pedido de proforma: um adiantamento visual de valores e mercadoria antes da fatura comercial. Pode parecer fatura sem ser o documento de cobrança que você arquiva depois. Campos exigidos variam.
Ordem prática: orçar, entregar, faturar. Proforma só se o canal pedir.
Exemplo em BRL (total 2280)
Oficina de conteúdo em Curitiba. Orçamento em BRL, duas linhas, desconto fixo, imposto 0 (você deixou zerado de propósito).
| Item | Qtd. | Preço unitário | Subtotal |
|---|---|---|---|
| Roteiro de vídeo | 2 | 900 | 1800 |
| Revisões | 4 | 150 | 600 |
- Subtotal = 1800 + 600 = 2400.
- Desconto fixo 120: base = 2400 menos 120 = 2280.
- Imposto 0: imposto = 0.
- Total geral = 2280.
A biblioteca de totais confirma: subtotal 2400, desconto 120, base 2280, imposto 0, total 2280. Mesmo com imposto zero, o desconto continua antes do imposto. A validade precisa ser um dia depois da emissão.
Lado a lado
| Documento | Momento | Função |
|---|---|---|
| Orçamento / cotação | Antes do compromisso | Propor preço e escopo |
| Fatura | Depois da entrega | Pedir pagamento |
| Fatura proforma | Antes de certos passos de envio ou banco | Antecipar valores e bens |
Se pedirem “proforma” no meio da negociação de escopo, pergunte se querem proposta de preço ou adiantamento de remessa.
Quando usar cada um
Use orçamento com escopo aberto, prazo de validade, ou pedido formal de preço. Descreva itens de forma que “aceito” bata com o PDF.
Use fatura com preço fechado e entrega feita (ou marco já acordado). Recicle os valores do orçamento.
Use proforma só sob pedido explícito do fluxo. Não assuma que ela troca o orçamento ou a fatura comercial em todo país.
Erros comuns
Chamar o orçamento de fatura no assunto do e-mail. Gera cobrança cedo demais ou faz a fatura real ser ignorada. O mesmo vale para o nome do arquivo PDF.
Validade no mesmo dia da emissão. A ferramenta bloqueia esse par porque a janela não faz sentido. Coloque a validade em um dia de calendário depois da emissão.
Inverter desconto e imposto no caderno. Aqui o desconto reduz o subtotal; o percentual de imposto que você digitou aplica-se em seguida. Se o PDF e o rascunho no caderno não batem, confira essa ordem primeiro.
Guardar proforma na pasta de faturas de cobrança. O tratamento é questão local. Separe nomes de arquivo e de pasta.
Apagar o aviso de que não é contrato. Ajuda de clareza, não substitui assessoria. Edite o texto se quiser, mas mantenha o tom de estimativa. Evite linguagem de plano de pagamento ou encargos por atraso: o site usa redação neutra.
Mudar a moeda no seletor depois de digitar preços. Escolha BRL (ou outra) e digite todos os preços unitários nessa unidade. Trocar o rótulo depois não converte as linhas sozinho.
Por que o desconto aparece no desmembramento
Quando o desconto fica no nível do documento, o desmembramento mostra subtotal, desconto, base e total. No exemplo, 2400 menos 120 deixa 2280 visível. Orçamento e fatura futura podem reutilizar os mesmos preços de lista. O gerador roda no navegador sem enviar o formulário nem gravar localStorage: baixe o PDF se precisar de arquivo.
Confira no gerador
Abra o gerador de orçamentos, digite as duas linhas, desconto fixo 120, imposto 0, e confirme 2280 antes de exportar. Depois experimente só o percentual de imposto e veja a base permanecer 2280 até o desconto mudar.
Perguntas frequentes
Orçamento e cotação são a mesma coisa?
No dia a dia de freelancers e pequenas empresas no Brasil, orçamento e cotação costumam nomear a proposta de preço. O ponto é propor, não cobrar ainda.
Orçamento é contrato?
Não por si só. Propõe preço e escopo. Se a aceitação gera obrigação depende do acordo e das regras locais. {/* VERIFY */} A ferramenta traz uma linha editável dizendo que não é contrato.
Quando emito a fatura depois do orçamento?
Quando o preço está fechado e você cobra o que entregou. Repita os valores das linhas para o total não mudar sem aviso.
A proforma funciona igual em todo lugar?
Não. Bancos, compradores e processos de comércio tratam o documento de formas diferentes. {/* VERIFY */} Confirme a prática do seu canal.
Como o exemplo chega a 2280 BRL?
Subtotal 2400, desconto fixo 120, base 2280, imposto 0, total 2280. Confere com a biblioteca de totais de orçamento.
Isto é orientação fiscal?
Não. Nomes de documentos e tratamento tributário variam. Use o texto só para ordenar a sequência.