کوٹیشن، انوائس اور پروفارما میں فرق

کوٹیشن (تخمینہ یا estimate) کام یا فروخت بند ہونے سے پہلے قیمت تجویز کرتا ہے۔ انوائس (بل) ڈیلیور شدہ کی وصولی مانگتا ہے۔ پروفارما انوائس کچھ تجارتی یا بینکنگ راستوں میں رقم اور مال کا پیش منظر ہے، اور پہلے دو کا متبادل نہیں۔ مرحلے کے مطابق دستاویز چنیں، اور تجویز سے وصولی جاتے وقت اعداد وہی رکھیں۔ کوٹیشن میکر براؤزر میں تجویز بناتا ہے۔ وصولی PDF کے لیے انوائس جنریٹر دیکھیں۔

یہ عمومی معلومات ہیں۔ قانونی، ٹیکس یا معاہدہ مشورہ نہیں۔ انوائس اور پروفارما قواعد ملک کے حساب سے بدلتے ہیں۔

تین الفاظ، تین کام

لاہور یا کراچی کا فری لانسر اکثر سناتا ہے: «quotation بھیجو»، «invoice چاہیے»، «proforma بھیج دو سپلائر کو»۔ تین تلاش کے الفاظ، تین مقاصد۔

پہلا کام قیمت کی تجویز ہے۔ کوٹیشن میں کاروبار اور کلائنٹ کی تفصیل، لائن آئٹم، اختیاری رعایت، آپ کا لکھا ٹیکس فیصد (کوئی اندرونی شرح نہیں)، اجرا کی تاریخ اور میعاد تک ہوتی ہے۔ مقصد تجویز کردہ کل ہے۔

دوسرا کام ڈیلیوری کے بعد وصولی ہے۔ انوائس میں اب بھی فریق، نمبر، تاریخ اور کل چاہیے؛ مقصد ادائیگی ہے۔

تیسرا کبھی پروفارما ہوتا ہے: تجارتی انوائس سے پہلے رقم اور مال کا پیش منظر۔ بل جیسا لگ سکتا ہے مگر بعد میں کھاتے میں درج وصولی نہ ہو۔ مطلوبہ خانے بدل سکتے ہیں۔

مختصر ترتیب: کوٹیشن، ڈیلیوری، انوائس۔ پروفارما صرف جب چینل مانگے۔

PKR مثال (کل 54000)

اسلام آباد کی ایک برانڈنگ پیکج، کرنسی PKR، ٹیکس 0۔

1. ذیلی کل = 45000 + 12000 = 57000۔
2. مقررہ رعایت 3000: قابلِ ٹیکس = 57000 منہا 3000 = 54000۔
3. ٹیکس 0: ٹیکس = 0۔
4. مجموعی کل = 54000۔

لائبریری یہی سلسلہ لوٹاتی ہے۔ ٹیکس صفر ہو تب بھی رعایت ٹیکس سے پہلے۔ میعاد اجرا کے دن کے بعد کا کیلنڈر دن ہونی چاہیے۔

کب کون سی

کوٹیشن بھیجیں جب دائرہ کھلا ہو، میعاد کی کھڑکی چاہیے ہو، یا سرکاری قیمت مانگی گئی ہو۔ قطار کی تفصیل اتنی واضح ہو کہ «ٹھیک ہے» کا مطلب PDF والا ڈیلیوریبل ہو۔

انوائس بھیجیں جب قیمت طے ہو اور آپ ڈیلیوری کی وصولی کر رہے ہوں۔ کوٹیشن کی رقوم دہرائیں۔

پروفارما بھیجیں صرف جب خریدار یا تجارت واضح طور پر مانگے۔ ہر جگہ اسے کوٹیشن یا تجارتی انوائس کا متبادل نہ سمجھیں۔

موازنہ جدول

اگر دائرہ طے ہونے سے پہلے «proforma» آئے تو پوچھیں: قیمت کی تجویز چاہیے یا شپمنٹ کا پیش منظر۔

عام غلطیاں

ای میل موضوع میں کوٹیشن کو invoice کہنا۔ کلائنٹ جلد واجب الادا درج کر سکتا ہے، یا بعد والا اصلی بل نظرانداز کر سکتا ہے۔ PDF فائل نام بھی وہی الجھن پیدا کر سکتا ہے۔

میعاد اجرا والے دن رکھنا۔ ٹول اس جوڑی کو روکتا ہے۔ میعاد کو اجرا کے بعد کا کیلنڈر دن بنائیں۔

کاغذ پر پہلے ٹیکس، بعد میں رعایت۔ یہاں رعایت ذیلی کل گھٹاتی ہے، پھر آپ کا لکھا ٹیکس فیصد لگتا ہے۔ PDF اور نوٹ بک نہ ملیں تو پہلے یہی ترتیب چیک کریں۔

پروفارما کو وصولی انوائس فولڈر میں رکھنا۔ حساب کتاب کا سلوک مقامی سوال ہے۔ فائل اور فولڈر نام الگ رکھیں۔

«معاہدہ نہیں» سطر مٹانا۔ وضاحت کی مدد ہے، مشورے کا متبادل نہیں۔ جملہ ترمیم کر سکتے ہیں، تخمینے کا لہجہ رکھیں۔ ادائیگی کی قسطوں یا تاخیری جرمانے کی زبان سے بچیں: یہ سائٹ غیر جانبدار الفاظ رکھتی ہے۔

قیمتیں بھرنے کے بعد کرنسی لیبل بدلنا۔ PKR (یا کوئی اور کوڈ) چنیں اور ہر یونٹ قیمت اسی اکائی میں لکھیں۔ بعد میں ڈراپ ڈاؤن بدلنے سے قطاریں خود نہیں بدلتیں۔

رعایت دکھانا کیوں مفید ہے

کئی برانڈنگ جابس میں «کچھ کم کر دو» یونٹ قیمت میں گھل جاتا ہے اور یاد نہیں رہتا۔ دستاویز سطح پر 3000 رعایت ہو تو تفصیل دکھاتی ہے: ذیلی کل 57000، رعایت 3000، قابلِ ٹیکس 54000، ٹیکس 0، کل 54000۔ بعد کا انوائس فہرست کی قیمتیں دوبارہ استعمال کر سکتا ہے۔

کوٹیشن میکر براؤزر میں چلتا ہے۔ فارم سرور پر نہیں جاتا اور localStorage میں نہیں بچتا۔ محفوظ رکھنے کے لیے PDF ڈاؤن لوڈ یا پرنٹ کریں۔ ٹیکس سطر دکھانی ہے یا نہیں، یہ مقامی فیصلہ ہے؛ صفحہ کوئی شرح نہیں تھوپتا۔

چیٹ میں quotation، تخمینہ اور کوٹیشن ایک معنی میں آ سکتے ہیں۔ ایک PDF کے اندر یکساں رہیں: عنوان میں مرحلہ لکھیں۔

ٹول میں جانچیں

کوٹیشن میکر کھولیں، دونوں قطاریں ڈالیں، مقررہ رعایت 3000، ٹیکس 0، 54000 دیکھیں۔ پھر صرف ٹیکس بدلیں اور قابلِ ٹیکس 54000 پر نظر رکھیں جب تک رعایت نہ بدلے۔