Báo giá vs hóa đơn vs hóa đơn proforma
Báo giá (cũng gọi quotation hoặc estimate) đề xuất giá trước khi chốt việc. Hóa đơn yêu cầu thanh toán cho những gì đã giao. Hóa đơn proforma xem trước số tiền và hàng hóa trong một số luồng thương mại hoặc ngân hàng, và không thay hai loại trên. Chọn đúng giai đoạn, rồi giữ số liệu khi chuyển từ đề xuất sang thu tiền. Tạo báo giá dựng đề xuất trên trình duyệt. Để PDF thu tiền, dùng tạo hóa đơn.
Thông tin chung. Không phải tư vấn pháp lý, thuế hay hợp đồng. Quy tắc hóa đơn và proforma khác nhau theo quốc gia.
Câu chuyện ngắn ở TP. Hồ Chí Minh
Một studio thiết kế nhận tin nhắn: “Gửi báo giá giúp”, rồi “Xuất hóa đơn nhé”, rồi “Cần proforma cho đối tác”. Ba yêu cầu nghe giống nhau trên Zalo. Thực tế là ba việc.
Trước hết là đề xuất giá. Báo giá cần thông tin hai bên, dòng hàng, chiết khấu tùy chọn, phần trăm thuế do bạn gõ (không có thuế suất sẵn), ngày phát hành và hết hiệu lực.
Tiếp theo là thu tiền sau giao. Hóa đơn vẫn cần bên bán, bên mua, số, ngày và tổng, nhưng mục tiêu là thanh toán.
Đôi khi có proforma: xem trước giá trị và hàng trước hóa đơn thương mại. Có thể trông như hóa đơn mà không phải chứng từ phải thu bạn ghi sổ sau. Trường bắt buộc có thể khác.
Thứ tự gọn: báo giá, giao hàng, hóa đơn. Proforma chỉ khi kênh yêu cầu.
Ví dụ VND (tổng 6210000)
Gói chụp ảnh sản phẩm cho shop thời trang, tiền tệ VND, thuế để 0.
| Dòng | SL | Đơn giá | Thành tiền |
|---|---|---|---|
| Buổi chụp studio | 1 | 4500000 | 4500000 |
| Ảnh chỉnh sửa | 3 | 800000 | 2400000 |
- Tạm tính = 4500000 + 2400000 = 6900000.
- Chiết khấu 10%: 10% của 6900000 = 690000. Cơ sở = 6900000 trừ 690000 = 6210000.
- Thuế 0: thuế = 0.
- Tổng cộng = 6210000.
Thư viện tổng khớp chuỗi này. Chiết khấu vẫn đứng trước thuế dù thuế bằng không. Ngày hết hiệu lực phải sau ngày phát hành.
Bảng so sánh
| Chứng từ | Giai đoạn | Việc chính |
|---|---|---|
| Báo giá / quotation / estimate | Trước khi cam kết | Đề xuất giá và phạm vi |
| Hóa đơn | Sau giao hàng | Đòi thanh toán |
| Hóa đơn proforma | Trước một số bước gửi hàng hoặc ngân hàng | Xem trước số tiền và hàng |
Nếu khách xin “proforma” khi phạm vi còn mở, hỏi rõ họ muốn đề xuất giá hay bản xem trước lô hàng.
Khi nào dùng loại nào
Gửi báo giá khi phạm vi còn mở, cần hạn hiệu lực, hoặc khách muốn giá chính thức trước khi bắt đầu. Mô tả dòng đủ rõ để “đồng ý” khớp PDF.
Gửi hóa đơn khi giá đã chốt và bạn thu cho phần đã giao. Tái dùng số liệu báo giá.
Gửi proforma chỉ khi quy trình mua hoặc thương mại yêu cầu. Đừng mặc định nó thay báo giá hay hóa đơn thương mại mọi nơi.
Sai thường gặp
Gọi báo giá là hóa đơn trong tiêu đề email. Khách có thể ghi phải trả sớm, hoặc bỏ qua hóa đơn thật sau đó.
Hết hiệu lực trùng ngày phát hành. Công cụ chặn cặp ngày đó. Đặt hết hiệu lực sau ngày phát hành.
Tính thuế trước chiết khấu trên giấy. Ở đây chiết khấu giảm tạm tính trước, rồi mới tới phần trăm thuế bạn gõ.
Lưu proforma chung thư mục hóa đơn phải thu. Cách xử lý là chuyện địa phương. Tách tên tệp.
Xóa dòng “không phải hợp đồng”. Đó là lời làm rõ, không thay tư vấn luật. Có thể sửa câu, giữ giọng ước tính và lời trung lập.
Đổi nhãn tiền tệ sau khi đã gõ đơn giá. Chọn VND rồi nhập mọi đơn giá bằng đơn vị đó. Đổi bộ chọn sau không tự quy đổi các dòng.
Vì sao nên để chiết khấu lộ rõ
Khi chiết khấu nằm ở cấp chứng từ, bảng tổng cho thấy tạm tính 6900000, chiết khấu 690000, còn 6210000. Báo giá và hóa đơn sau dễ dùng lại đơn giá niêm yết. Công cụ chạy trên trình duyệt, không tải form lên máy chủ. Tải PDF nếu cần lưu. Có hiện dòng thuế hay không là quyết định địa phương.
Thử trên công cụ
Mở tạo báo giá, nhập hai dòng, chiết khấu 10%, thuế 0, xác nhận 6210000, rồi chỉ đổi thuế để thấy cơ sở vẫn 6210000 cho đến khi đổi chiết khấu.
Câu hỏi thường gặp
Báo giá và estimate có khác nhau không?
Với freelancer và cửa hàng nhỏ ở Việt Nam, hai từ thường cùng chỉ đề xuất giá. Điểm chính là đề xuất, chưa đòi thanh toán.
Báo giá có phải hợp đồng không?
Không tự nó là hợp đồng. Nó đề xuất giá và phạm vi. Việc chấp nhận có ràng buộc hay không tùy thỏa thuận và quy định địa phương. {/* VERIFY */} Công cụ có dòng chỉnh được rằng đây không phải hợp đồng.
Khi nào chuyển từ báo giá sang hóa đơn?
Khi đã chốt giá và bạn thu tiền cho việc hoặc hàng đã giao. Giữ số dòng giống báo giá để tổng không đổi thầm lặng.
Proforma có giống nhau mọi nước không?
Không. Ngân hàng, người mua và kênh thương mại xử lý khác nhau. {/* VERIFY */} Hãy xác nhận thực tế kênh của bạn.
Ví dụ đạt 6210000 VND thế nào?
Tạm tính 6900000, chiết khấu 10% = 690000, cơ sở 6210000, thuế 0, tổng 6210000. Khớp thư viện tổng báo giá.
Đây có phải tư vấn thuế không?
Không. Tên chứng từ và xử lý thuế khác nhau theo nơi. Chỉ dùng để sắp thứ tự tài liệu.